Facturation
Créez, envoyez et suivez vos devis et factures en quelques clics.
Créer un devis
- 1Allez dans Facturation et cliquez "+ Nouveau" → choisissez "Devis".
- 2Sélectionnez ou créez le client : entrez son SIRET pour auto-compléter la raison sociale, l'adresse et le numéro de TVA intracommunautaire.
- 3Ajoutez vos lignes : description, quantité, prix unitaire HT et taux de TVA.
- 4Ajoutez une remise si nécessaire (montant fixe ou pourcentage) sur la ligne ou globale.
- 5Vérifiez le total HT, la TVA et le total TTC en bas du document.
- 6Cliquez "Enregistrer" → le devis est numéroté (ex : DEV-2026-0001) et peut être envoyé par email ou téléchargé en PDF.
Créez votre catalogue de produits et services (Facturation → Catalogue) pour retrouver vos lignes récurrentes en quelques touches sans les ressaisir à chaque devis.
Convertir un devis en facture
- 1Dans la liste des documents, trouvez votre devis (statut "Validé" ou "Envoyé").
- 2Cliquez sur les trois points "⋯" à droite → "Convertir en facture".
- 3Weestaff crée automatiquement une facture reprenant toutes les lignes du devis.
- 4Vérifiez et ajustez si nécessaire (quantités, remises, date d'échéance).
- 5Cliquez "Valider" pour générer le numéro de facture définitif (ex : FA-2026-0001).
- 6Envoyez la facture par email au client depuis le détail du document.
Un devis converti en facture garde le lien avec le devis original pour la traçabilité. Le client peut voir les deux documents dans son espace si vous utilisez le portail client.
Configurer les relances automatiques
- 1Allez dans Paramètres → Facturation → Relances.
- 2Définissez les délais de relance : ex. J+7 (1re relance), J+15 (2e relance), J+30 (mise en demeure).
- 3Personnalisez les modèles d'email pour chaque niveau de relance — ton neutre puis de plus en plus ferme.
- 4Activez "Relances automatiques" : Weestaff envoie les emails aux dates prévues sans intervention de votre part.
- 5Vous pouvez bloquer les relances sur une facture spécifique (clic droit → "Suspendre les relances").
- 6Consultez l'historique des relances depuis Facturation → Relances.
Les relances automatiques réduisent les délais de paiement de 30% en moyenne. Configurez-les dès l'activation du module.
E-facture EN16931 (obligation 2026)
- 1À partir de septembre 2026, toutes les factures B2B doivent être émises au format électronique structuré (EN16931).
- 2Weestaff génère automatiquement les factures au format Factur-X (PDF/A-3 avec XML embarqué) conforme EN16931.
- 3Pour activer : Paramètres → Facturation → "Activer l'e-facture".
- 4Vos factures PDF intègreront désormais un fichier XML Factur-X lisible par les logiciels de vos clients.
- 5Pour la transmission via la plateforme publique Chorus Pro (clients publics) : connectez-vous à chorus-pro.gouv.fr et déposez vos factures Factur-X.
- 6Weestaff vous notifiera des mises à jour réglementaires pour rester conforme.
La facture électronique est obligatoire pour les clients du secteur public (B2G) depuis 2020. Pour le B2B, l'obligation s'applique progressivement à partir de 2026.
Gérer les avoirs
- 1Un avoir annule totalement ou partiellement une facture émise (erreur, retour, remise commerciale).
- 2Dans la liste des factures, cliquez sur la facture → "⋯" → "Créer un avoir".
- 3Weestaff crée automatiquement un avoir reprenant les lignes de la facture avec les montants inversés.
- 4Ajustez les lignes si l'avoir est partiel (ex : remboursement d'une seule ligne).
- 5Validez l'avoir : il est numéroté (ex : AV-2026-0001) et lié à la facture d'origine.
- 6L'avoir peut être remboursé au client ou déduit de sa prochaine facture.
Ne supprimez jamais une facture validée — c'est interdit par la loi anti-fraude. Créez toujours un avoir pour annuler, même si le client n'a pas encore payé.
Autres catégories